Rašytinė sutartis – tarsi užtikrintumo garantas, kad abi pusės laikysis susitarimų. Vis tik ne visi vadovai noriai jas rašosi ir ne visi moka dėl jų susiderėti. Kaip įtikinti tiekėją ar klientą rašytis ilgalaikę sutartį? Ir kodėl jos iš tikrųjų reikia?
Kam reikalingos sutartys?
Pradėkime nuo motyvo, kodėl jums apskritai reikalingos sutartys ir supratimo, kas sudaro jų turinį. Tiek klientas, tiek paslaugos teikėjas ieško sau naudingų sąlygų. Pavyzdžiui, medienos apdirbimo įmonės vadovas, vadinkime jį tiekėju, derasi su kietųjų baldų gamintoju – klientu. Jeigu tiekėjas turi dešimtis klientų ir dirba jau ilgiau kaip penkerius metus, jam svarbiausi bus stambūs klientai, perkantys dideliais kiekiais. Verslo naujokai jam nebus tokie aktualūs ir gali delsti pasirašyti ilgalaikę sutartį klientui palankiomis sąlygomis. Jeigu jūs būsite tie naujokai ar maža įmonė, teks pasistengti, kad sutartis būtų pasirašyta.
Sutartis gali užtikrinti, kad:
– tiekėjas visą sutarties laikotarpį nekeis kainų;
– jums bus teikiamas pirmumas ir laiku gausite užsakytas žaliavas, prekes ar paslaugas. Arba iš jūsų kas mėnesį pirks;
– laikysitės numatytų sąlygų;
– probleminių situacijų atveju, turėsite dokumentą, kuris padės išsireikalauti, kas jums priklauso.
Sutarčių turinį sudaro:
– įmonių ir jų atstovų duomenys;
– susitarimo punktai;
– apmokėjimo ir kitos sąlygos;
– nustatytos kainos;
– terminai;
– ginčų sprendimų tvarka;
– nenugalimos aplinkybės (Force Majeure)
– kt.
Tokie oficialūs rašytiniai susitarimai padeda palaikyti sklandų bendradarbiavimą ir įmonių veiklą.
Kaip pasiruošti sutarties deryboms?
Pirmiausia įsivertinkite savo tikslus ir galimybes. Paskaičiuokite, kokios kainos jums būtų palankios ir kiek reikia laiko sąskaitų apmokėjimui. Nepabijokite pažvelgti ir į pesimistines prognozes, jeigu reikėtų nutraukti sutartį. Kokios nutraukimo sąlygos būtų palankiausios ir netaptumėte skolininkais.
Nusistatykite prioritetus ir įvertinkite, kas jums svarbiausia – kaina, sąlygos, terminai ar kt. Vienoms įmonėms galbūt taikysite kainos prioritetą, kitoms – sąlygas. Todėl kas kartą atsižvelkite į esamą situaciją.
Jei savo veiklą dar tik pradedate, vertėtų pasitarti su teisininku, kuris padėtų nusistatyti svarbiausius sutarčių punktus, kuriuos galėtumėte įtrauktumėte net į kitos įmonės pateiktą dokumento versiją.
Prieš pokalbį išanalizuokite įmonės, su kurios atstovais ketinate derėtis, stiprybes ir silpnybes. Peržvelkite prieinamą informaciją. Įvertinkite, kaip taktiškai galite derybų pokalbį pasukti sau palankia linkme.
Pokalbio metu būkite draugiški ir lankstūs, bet neperženkite savo paties nusistatytų ribų. Atidžiai klausykitės, ką jums kalba ir būkite budrūs, kad galėtumėte pasinaudoti įvairiomis galimybėmis. Kartais žmonės į pokalbius eina tik su savo tiesa ir įsiminta kalba, todėl praklauso svarbius momentus ir negeba susikalbėti. Taip elgtis nereikėtų.
Jeigu jums pateiks jau paruoštą sutartį, atidžiai perskaitykite ir nepabijokite diskutuoti. Ieškokite kompromiso ir nepasiduokite entuziazmo akimirkai, kad jums suteikiama bendradarbiavimo galimybė.
Sutarčių pratęsimas
Rekomenduojame registruoti sutartis ir turėti automatizuotą sistemą, kuri primintų apie jų pabaigą. Tada laiku spėsite peržiūrėti, kas jus per tą laikotarpį tenkino, o ką būtina keisti. Be to, galėsite tartis dėl palankių kainų ir apmokėjimo sąlygų pratęsimo.
Pasitarkite su darbuotojais, kurie dalyvauja bendradarbiavimo procese ir gali daugiau papasakoti apie sutarčių sąlygų vykdymą. Galbūt stringa logistika, gal sunkiai sutaria vadybininkai ir pan. Tad neapsiribokite tik kainomis.
Kaip elgtis sudėtingose situacijose
Ne visada pokalbiai vyksta sklandžiai ir abiem pusėms norima linkme. Todėl nepasiduokite spaudimui. Matydami, kad diskusijos užsitęsė ir pavargę dalyviai nebesusikalba, darykite pertrauką. Siūlykite ramiai apsvarstyti kelias dienas ir grįžti su naujais pasiūlymais. Per tą laiką galėsite pasitarti su kitais profesionalais ar teisininkais. O gal pakaks šviežia galva pažvelgti visai kitu kampu ir rasti paprastą sprendimą.
