Kuo atidžiau sekamos išlaidos, tuo lengviau išvengti finansinių problemų, veiklos trikdžių ir net bankroto. Suprantame, kad tam reikia laiko, tačiau ši investicija atsiperka saugumu ir prognozuojamu veiklos augimu. Sekti išlaidas turėtų pats savininkas ar bent jau gauti periodinius pranešimus apie esamą situaciją. Bet kokiu atveju – būtinas finansinės padėties stebėjimas, net jei visus darbus atlieka atsakingi asmenys.
Kodėl verta sekti išlaidas?
Pagrindinė sekimo priežastis – finansinis stabilumas ir augimas. Kiekvienas smulkiojo verslo savininkas turėtų žinoti, kiek per mėnesį, ketvirtį, metus sugeneruojama pajamų, pelno ir kiek išleidžiama įvairioms reikmėms. Tai padeda orientuotis kur link vystosi verslo ir finansiniai tikslai, o gal nepajudama iš vietos dėl nereikalingų išlaidų ir per silpnos plėtros.
Kaip sekti?
Šiais laikais metodų yra išties įvairių – nuo paprasto Excel pildymo iki specialių IT programų. Jei pastarosios jums atrodo per brangios, tiesiog čia ir dabar pradėkite nuo Excel pildymo. Tai visai paprasta, svarbu protingai sudėlioti išlaidų ir pajamų grafas. Tai padės padaryti išlaidų sugrupavimas.
Kai turėsite lentelę (kurią bet kada galėsite patobulinti), susirinkite visus čekius ir sąskaitas. Nepamirškite, kad dalis sąskaitų popierinės, o kitos skaitmeninės, siunčiamos el. paštu ar randamos paslaugos teikėjo svetainėje.
Atskiroje grafoje įtraukite išrašomas sąskaitas, čekius, kad matytumėte pajamas. Visus šiuos procesus geriausiai atspindės banko ataskaita. Tik svarbu, kad ji būtų atskira nuo asmeninės ir skirta tik verslui. Jei turite daugiau nei vieną veiklą, stebėjimą sau palengvinsite sukūrę atskiras banko sąskaitas.
Kokios galimos išlaidos?
Jų yra įvairių, todėl reikėtų atsižvelgti į savo veiklos pobūdį. Žemiau pateikiame universalias, daugelio verslų patiriamas išlaidas:
– mokesčiai. Kiek jiems išleidžiate per mėnesį ir kiek jie padidėja per metus, dvejus, trejus;
– darbo užmokestis. Tai padės įvertinti darbuotojų indėlį į finansinį augimą;
– komunalinės paslaugos. Atidžiai sekite ir lyginkite skirtingų laikotarpių sumas. Galbūt galima pataupyti elektrą ar kt.;
– mobilus ryšys, internetas. Pažiūrėkite ar neviršijate limitų. Jei viršijate, paieškokite priežasčių, nes šioje srityje gali prasisukti ir sukčiai. Rinkitės jums palankiausius planus. Jei reikia, keiskite paslaugos teikėją;
– patalpų, įrenginių nuoma. Jei kainos stipriai išaugo, paieškokite pigesnio varianto;
– programinė IT įranga ir aptarnavimas. Nesusigundykite nelegaliomis programomis ir pernelyg pigiais pasiūlymais, nes galite prarasti duomenis. Bet ir neišlaidaukite, jei mokesčiai neadekvatūs jūsų finansiniam lygiui;
– įvairios paslaugos. Peržiūrėkite, kokiomis paslaugomis naudojatės. Atsisakykite, ko nebūtina;
– darbo medžiagos. Įvertinkite ir palyginkite įvairių tiekėjų medžiagas, gal bus verta paieškoti kitų;
– logistika, sandėliavimas;
– rinkodara ir reklama. Šių išlaidų sekimas padės įvertinti jų atsiperkamumą;
– veiklos priemonės (kanceliarinės ir kt.);
– kuras, automobilio (-ų) išlaikymas;
– kitos jūsų išlaidos.
Susisteminkite ir skaitmenizuokite
Daugelis žmonių vengia asmeninio ir verslo išlaidų sekimo, nes nenori skirti tam laiko ir dažnai pamiršta. Todėl šį darbą geriausia patikėti buhalterijai, o patiems tik sekti ataskaitas. Bet ir šiuo atveju reikalinga disciplina. Paskirkite konkrečias dienas ir laiką šiam darbui.
Sukurkite sekimo sistemą, kuri būtų priimtiniausia jūsų verslo modeliui ir atspindėtų išlaidų bei pajamų srautus. Šiam tikslui geriausiai padės logika, specialios programos ir patirtis. Prireiks šiek tiek laiko, kol įgusite per mažiausią laiką nustatyti problemines vietas ir nereikalingas išlaidas.
Specialios programos sujungiamos su apskaita ir visais pirkimų pardavimų procesais, todėl ženkliai sutaupo laiko. Tik svarbu pasirinkti tinkamiausią jūsų verslo modeliui.
Kad ir kokį variantą pasirinksite, svarbu išlaikyti nuoseklumą ir skirti tam dėmesį, nes duomenų kaupimas tik dėl kaupimo realios naudos neduos. O kilus rimtesniems finansiniams rūpesčiams atspindės faktą, kuriam buvo galima užkirsti kelią.
Ieškote finansavimo?
Jūsų verslas planuoja augti? Pasitarkite su mumis. „European Merchant Bank“ komanda rekomenduos Jums geriausią sprendimą. Pasikalbėkime
